چگونه طراح پروداکتیوتری باشیم؟ مدیریت پروژه برای طراحان

چگونه طراح پروداکتیوتری باشیم؟ فقط این صحنه را تصور کنید که کامپیوتر خود را روشن می‌کنید و متوجه کلی پیام درخواست کار می‌شوید. میز کار شما مملو از یادداشت‌هایی است در گوشه و کنار آن برای پیگیری، استیکری چسبیده شده است. لیست بلند بالای کارهایی که باید انجام دهید، افکاری که در خطوطی در هم پیچیده شده است، روی کاغذ یادداشت نوشته شده‌اند. در جایی دیگر، بازخوردهای ارسالی مشتریان شما به چشم می‌خورد. برخی دیگر درخواست‌هایی مبنی بر تقاضای بازبینی فرستاده‌اند. طرح‌های جدید در سمتی دیگر انتظار شروع شدن را می‌کشند.

به تمام اینها طراحی پروژه بزرگ در دست اقدام خود را اضافه کنید، که نمی‌دانید در حال حاضر در چه وضعیتی به سر می‌برد. ناگهان در میان این همه کار، متوجه می‌شوید که کاری ضرب‌الاجلی در دست دارید که امروز آخرین روز تحویل آن می‌باشد و شما به کل فراموش کرده بودید. تنها دقایقی از آغاز به کار می‌گذرد که با گیجی و سر درگمی ‌وحشتناکی روبرو می‌شوید.

حالا تصویر دیگری را در ذهن خود تجسم کنید. صحنه‌ای که کمتر از تصویر بالا، طاقت فرسا باشد.

شما با نوشیدنی مورد علاقه‌تان، پشت میز کار خود نشسته‌اید. در حالیکه از قبل برای امروزتان برنامه ای در دست دارید، کامپیوتر خود را روشن می‌کنید تا کار را آغاز کنید. به روزرسانی پیشرفت‌های انجام شده همکارانتان را بررسی می‌کنید، سپس به صندوق ورودی می‌روید تا فرم درخواست مشتری‌های خود را ببینید. از آنچه قرار است انجام شود یک دید کلی پیدا می‌کنید. دقیقاً می‌دانید برای هر کاری به چه میزان مهلت انجام دارید. به علاوه به خوبی در جریان کارهایی که باید امروز انجام شوند هستید.

این اتفاق می‌تواند برای هر روز شما بیافتد؛ اما سؤال اینجاست که چگونه طراح پروداکتیوتری باشیم؟

چگونه طراح پروداکتیوتری باشیم؟

مدیریت پروژه پاسخ سوال ماست و چاره‌گشای کار خواهد بود. در اینجا می‌خواهیم شما را با ۷ مرحله مدیریت پروژه برای سازماندهی کارهای در دست اقدامتان و طراحی‌هایی که باید انجام شوند، آشنا کنیم. با رعایت این موارد می‌توانید بهترین خود باشید و افسار امور را در دست بگیرید.

قدم اول: هرآنچه را که در جریان پروژه‌های طراحی خود تکرار می‌کنید، در جایی ثبت نمایید

اگر بتوانید این توصیه را جدی بگیرید و برایتان به شکل یک عادت همیشگی درآید عالی می‌شود. فرآیندهایی را که در حال توسعه آن هستید در جایی ثبت و ضبط کنید و یادداشت بردارید. آن‌ها می‌توانند شامل تمامی ‌موارد، از قبیل زمانی که درحال تحقیقات در مورد رقبای خودتان هستید، یا وقتی دارید طرح‌های اولیه را می‌کشید، شوند. یا مثلاً موقعی که می‌خواهید بازبینی کار خود را تکمیل کنید، هم می‌توانید از این متد استفاده نمایید. خدمات مشتریان یا صورت حساب‌ها، مشمول همین فرآیند مستندسازی می‌شوند. این راه حل، می‌تواند در وقت شما در حد بسیار زیادی صرفه‌جویی کند. به علاوه برای تکرار یا اشتراک گذاری مطالب با دیگران، کارتان به مراتب راحت تر خواهد شد.

فرقی نمی‌کند شما به طور فریلنس در آژانس کار کنید یا در منزل، وقتی کار شما در حال رشد و تغییر باشد، داشتن راه حل‌های مناسب مثل مستند سازی، از ملزومات است.

می‌توانید برای تمام پروژه‌ها، گردش‌های کاری و حتی کارهایی که به طور معمول انجام می‌دهید الگوهایی ایجاد کنید. مشتری و درخواست جدیدش از راه می‌رسد و می‌توانید آن را در لیست یادداشت‌های خود کپی کنید. هرگونه اطلاعات کلیدی یا برنامه‌های سازمان یافته قابل اضافه شدن به یادداشت‌های شماست.

قدم دوم: تصمیمات و مطالب مهم را در یک جا یادداشت کنید و پیگیری نمایید

یکی دیگر از عناصر کلیدی برای یک طراح، استفاده از سیستم سازماندهی مطالب است. ثبت تصمیمات و تمامی‌ مطالب از زمینه و حاشیه‌های پیرامونی پروژه تا اصل مطلب همگی باید یادداشت شوند.

در این راستا نکات زیر را هرگز فراموش نکنید و مو به مو رعایت کنید:

• زمانی که تصمیم برای طراحی گرفته می‌شود.
• دلیل این تصمیم، هرچه که باشد.
• کسی را که در این تصمیم گیری نقش دارد.

این سه نکته در طول فرآیند تصمیم گیری بسیار حائز اهمیت هستند. یادتان باشد که به هیچ عنوان تصمیمات مهمی ‌که گرفته می‌شود، نباید از یادتان برود. به همین دلیل تمامی ‌آن‌ها به محض اینکه از ذهن شما رد شد، باید ثبت و ضبط شود تا در آینده وقتی به آن نیاز داشتید دقیقا بدانید چه بوده است. تمامی ‌تصمیمات و ملحقات به آن از قبیل حاشیه‌ها و مطالب مرتبط حتی اعداد و ارقام محاسبه شده، باید در یک فایل نوشته شوند. با این کار می‌توانید هروقت به آن‌ها نیاز داشتید، بدون اینکه اشتباهی صورت بگیرید، به تمامی‌شان عیناً و بدون کم و کاست دسترسی داشته باشید. به علاوه نیازی نیست با حدس و گمانه جلو بروید و در ارتباط با مطلبی به حافظه خود استناد کنید و دچار اشتباه شوید.

قدم سوم: فرم‌های مربوط به درخواست مشتریان را با فاصله یادداشت کنید

گاهی یک مشتری درخواست تجدید نظر دارد اما در کنار این تقاضا، تیم دیگری را دارید که درخواست‌هایی برای طراحی‌های جدید برای شما می‌فرستند. اگر بدون در نظر گرفتن فرآیندی مشخص همه آنها را در یک جا یادداشت کرده باشید، مجبور می‌شوید زمان زیادی را صرف کنید و مطالب نوشته شده را بالا و پایین نمایید تا آنچه که می‌خواهید در بین همه این مطالب پیدا کنید. با توجه به اینکه هر مشتری به چه چیزی نیاز دارد و سطح اولیت و مهلت تحویل به چه صورتی است، تک تک مطالب باید در فاصله مشخصی نسبت به یکدیگر نوشته شوند.

اگر بخواهید تمام اطلاعات مربوطه به یک درخواست را یک جا در کنار هم داشته باشید، باید فرم درخواست ایجاد کنید. اگر در منزل کار می‌کنید، می‌توانید این فرم را با تیم‌های دیگر به اشتراک بگذارید تا در جریان کامل مطالب مرتبط با یک درخواست قرار گیرند. اگر در آژانس مشغول به کار هستید و یا به صورت فریلنس پروژه‌ای را در دست دارید، می‌توانید آن فرم را مستقیماً برای مشتریان ارسال کنید.

با استفاده از یکسری نرم افزارها می‌توانید این فرم‌ها را ایجاد نمایید. فرم‌هایی که حاوی سؤالات و محتویات خاصی باشد. هر فرد با پاسخگویی، به طور خودکار فرمی ‌جدید پر می‌کند. با این روش تمامی‌ سفارشات طبقه بندی شده و از هم جدا می‌شوند. درواقع هر کار جدیدی با تمامی ‌اطلاعات موجود در فایلی جداگانه ایجاد می‌شود. به این صورت، کار را به راحتی می‌توانید واگذار کنید. بدون اینکه نیاز به جستجوی مداوم پیام‌ها داشته باشید. یا مجبور باشید در بخش جزئیات، دائماً وضعیت کار را بررسی کنید. حتی می‌توانید فرم‌هایی را تنظیم کنید که به طور خود به خود تا ریزترین و جزئی ترین اطلاعات را برای شما دسته بندی کند. مثلاً می‌تواند کار ارسال فاکتور را به محض دریافت اطلاعات به شکل خودکار انجام دهد. این راه بسیار مثمر ثمر است و می‌تواند هرگونه وظایفی را که دارید با سرعت برای شما تنظیم کند.

نکته: اگر هنوز از ابزار مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید، هرچه سریعتر به سراغ Google Forms یا Typeform بروید و فرم‌های پذیرش را ایجاد کنید.

نکته: برای تکمیل مکالمات در لحظه هم می‌توانید از همین فرم‌ها استفاده کنید.

شاید این ایده که تمامی ‌مشتریان و سفارش‌هایشان استاندارد سازی شود نیازمند استفاده از فرم‌ها غیر شخصی باشد. در این صورت شما کماکان می‌توانید با افزودن هر یک به بخش مدیریت مشتری از مزایای آن فرم استفاده کنید.

فرض کنید در حال مکالمه با مشتری هستید یا درون جلسه ای کاری به سر می‌برید، با استفاده از این فرم‌ها، تمرکزتان از دست نمی‌رود. استفاده از این فرم به شما کمک می‌کند که از مسیر بحث دور نشوید و تمامی ‌جزئیات کلیدی مورد نیاز در دسترس‌تان باشد. شما به تمام اطلاعات ضروری اشراف دارید و به راحتی می‌توانید برنامه‌ریزی کرده و تعیین بودجه نمایید. پس از آن فرم تکمیل شده را می‌توانید به هر کجا که می‌خواهید ارسال کنید. در برخی نرم افزارها، مثل Height، به محض ارسال فرم، می‌توانید اقدام به انجام تغییراتی یکپارچه بر روی فرم نمایید.

قدم چهارم: پروژه‌های بزرگتر را به نقاط عطفی که قابل اندازه گیری هستند تقسیم کنید

زمانی که پروژه، یا مشتری جدید یا درخواست طراحی به دست شما می‌رسد به شدت هیجان زده می‌شوید. شما با ذوق هرچه تمام‌تر آماده‌اید که با سر به درون کار شیرجه بزنید و موفق به ارائه کاری خلاقانه شوید. اما اگر بخواهید بدون داشتن برنامه‌ای مشخص و فکر کردن به محصولات نهایی، پروژه را انجام دهید، کاری بسیار طاقت فرسا خواهد بود.

اگر می‌خواهید زمین نخورید، باید پروژه‌های بزرگ خود را به نقاط عطف قابل اندازه گیری و دست یافتنی تقسیم کنید. وظایف فرعی ایجاد کنید و زیرمجموعه‌هایی را بسازید. برای هر نقطه عطف ضرب الاجل تعیین کنید تا مطمئن شوید که کارهای بزرگتر به راحتی قابل دستیابی است.

در برخی از ابزارهای مدیریت پروژه، وظایف فرعی کاملاً به پروژه فراگیر وابسته هستند. اما در نرم افزاری مانند Height، این وظایف مثل شهروندان درجه یک هستند. یعنی می‌توانند تاریخ‌های سررسید، مأموران، توضیحات و تمامی‌موارد را یکجا در دسترس داشت. هر کدام از این وظایف را می‌توان مثل وظایف والدین، بدون بررسی خودکار دیگری، مورد بررسی قرار داد. این کار کمک می‌کند که در صورت گم شدن یک پروژه، تمامی ‌کارها از بین نروند و سایر وظایف کاملاً به‌روزرسانی می‌شوند.

اگر پروژه شما از هم بپاشد، همه در قبال این شکست مسئول خواهند بود. اگر روی پروژه‌ای به شکل تیمی ‌کار می‌کنید، همگی می‌توانید نمایی کلی از کار را به شکلی دقیق‌تر با جزئیات کامل ببینید.

هرگاه بتوان برای پروژه‌های بزرگ، نقاط عطف و وظایف فرعی قابل محاسبه را ایجاد کرد، مزیت کلیدی دیگری به دست آمده است. شما می‌توانید سایر ذی‌نفعان از پروژه را مشاهده کنید و با سرعت هرچه بیشتر، پیشرفت کار را مدیریت نمایید.

 قدم پنجم: از قالب‌های مخصوص طراحان استفاده کنید

واقعیت این است که اگر نمی‌خواهید از ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید، هنوز آنقدر که باید سازماندهی نشده‌ اید. چرا که استفاده از این ابزار‌ها کار را به مراتب برای شما راحت‌تر می‌کند. می‌توانید گردش‌های کاری بسازید، وظایف و مسئولیت‌ها را مشخص کنید و هر پروژه طراحی را در مسیر مناسب خود نگه دارید. با استفاده از این ابزار‌ها می‌توانید حتی مکالمات مستقیم با مشتریان خود را در فایل‌های مربوطه و در دستور کار جاری خود قرار دهید. چه امکانی بهتر از این که با یاری جستن از این ابزار هرگز هیچ بخشی از وظایف خود را از دست ندهید.

بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه، قالب‌های از پیش ساخته شده را برای طراحان و پروژه‌های طراحی، ارائه می‌دهند. اما حتی اگر یک الگو برای طراحی خاص ندارید، می‌توانید از آن برای پروژه‌های دیگر استفاده کنید و آن را کمی‌تغییر دهید. این الگوها می‌توانند سازماندهی را به مراتب راحت‌تر نمایند زیرا مجبور نیستید با سندرم صفحه خالی روبرو شوید و همه چیز را خودتان انجام دهید و به دست آورید.

به علاوه، اگر اولین باری است که کاری را انجام می‌دهید، الگوها می‌توانند منبع خوبی برای یادگیری بهترین شیوه‌ها باشند. مثلاً اولین بار است که یک طرح تحقیقاتی از یک کاربر گرفته‌اید یا در ابتدای کار طراحی یک تقویم هستید یا می‌خواهید برای نوشتن محتوا برنامه ریزی کنید. در این حالت استفاده از الگوهای موجود می‌تواند کار شما را ساده کرده تا طراحی اولیه انجام شود. بعد در هر زمان که می‌خواهید با ورود به شیار کناری می‌توانید هر طور که مناسب می‌بینید سفارش را تغییر دهید.

قدم ششم: بوردهای مدیریت پروژه خود را با مشتریان و همکاران خود به اشتراک بگذارید

شما درست مثل بازیکنی هستید که در یک تیم فعالیت می‌کند و از وظایف قطعی او برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم است. شما موظفید تمامی‌ هم تیمی‌های خود را مرتب به روز نگه دارید و هر اطلاعات جدید یا تغییری که ایجاد می‌کنید با تک تک آن‌ها به اشتراک بگذارید. اگر در طراحی پیشرفتی حاصل شده است یا تصمیمات جدیدی گرفته شده، همه باید به سایر همکارانتان منتقل شود.

برای انجام این امر می‌توانید از یک راه حل بسیار ساده کمک بگیرید و آن چیزی نیست جز ساده سازی این به‌روزرسانی. با استفاده از این ابزار، با یک نگاه می‌توانید متوجه همه تغییرات پروژه در دست انجام شوید و کلیه جزئیات را از جلوی دید بگذرانید.

به علاوه این امکان را دارید که تمامی بوردها و لیست‌های مربوط به مدیریت پروژه خود را با مشتریانتان به اشتراک بگذارید. به خصوص این کار در ارتباط شما با مشتریانی که دائما تقاضای بروز رسانی خود را برایتان ارسال می‌کنند، از اتلاف وقت و صرف انرژی اضافه جلوگیری می‌کند. در نهایت شما می‌توانید به سهولت و در اسرع وقت، پاسخگویی به انتظارات آن‌ها را مدیریت کنید و آنها را از استرس در مورد جدول زمانی و مهلت کار دور نگه دارید.

 قدم هفتم: نحوه جمع آوری بازخورد طراحی را سازماندهی کنید

زمانی که از ایمیل یا ابزاری مثل Slack برای گفتگو با مشتریانتان در مورد طراحی استفاده می‌کنید، ممکن است همه چیز به سرعت از نظم خود خارج شود. شما به سرعت یاد بخش استیکرهای مربوط به نوشته‌های خود می‌شوید و کار ساده می‌شود. به راحتی می‌توانید کارها را پیگیری نمایید و هر چیزی را که می‌خواهید پیدا کنید. این می‌تواند شامل بازخوردها، مکالمات کلیدی، تصمیمات جدید، تغییرات حاصله و حتی کلیه پیگیری‌های شما باشد.

به همین دلیل، سازماندهی مجموعه بازخورد و فرآیِندهای همکاری، امری ضروری است. همانطور که در بالا گفتیم می‌توانید برای این کار از یک فرم خاص کاری جهت جمع آوری بازخورد‌ها که خودتان ایجاد کرده‌اید، استفاده نمایید.

شما باید هر بازخوردی را که به عنوان یک کار دریافت می‌کنید، دنبال نمایید تا هیچ نکته ای از قلم نیافتد. حتی اگر قرار نیست در مورد یک بازخورد خاص، اقدامی ‌انجام دهید. این میزان از دقت و وسواس شما به همکاران و مشتریان نشان می‌دهد که شما به همه چیز واقف هستید و کاملاً افسار امور را در دست دارید.

اگر در Figma طراحی می‌کنید، از Height استفاده کنید که به صورت یکپارچه کار را برایتان انجام می‌دهد. این برنامه به شما امکان می‌دهد مکالمات و تصمیمات را در هر دو پلتفرم به طور همزمان، متمرکز کنید. می‌توانید هم زمان هم تصاویری از طرح‌ها را ارسال کنید و هم کار به روز رسانی کارهای مرتبط را بدون نیاز به خروج از کادر به اشتراک بگذارید.

به علاوه می‌توانید به طور خودکار نظرات Figma  را به عنوان پیام‌هایی روی سایر کارهای در دست انجام، ارسال کنید. همچنین می‌توانید کارهای جدید ایجاد کنید و پیش نمایش‌های مربوط به طراحی خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

مزایای طراح پروداکتیو بودن

درست است که این امکان وجود دارد که مدیریت پروژه به اندازه ارائه یک محصول نهایی زیبا به مشتری، برایتان هیجان انگیز نباشد، اما امری بسیار مهم است. طراحانی که استراتژی مدیریت پروژه را اجرا می‌کنند، همکاری بهتر، گردش کار یکپارچه‌تر و استرس کمتری را تجربه خواهند کرد. سازماندهی باعث ایجاد اعتماد بین شما و مشتریان جدید می‌شود و آن‌ها را تبدیل به مشتری‌های ثابت شما می‌کند.

هرچقدر اعتماد مشتری به شما بیشتر شود و باورتان داشته باشد، بیشتر به شما اجازه پیاده کردن خلاقیت‌هایتان را می‌دهد. ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند تا سازماندهی شده بمانید و در عین حال در وقت و انرژی‌تان صرفه‌جویی کنید. شما می‌توانید به راحتی با استفاده از این ابزارها کار بروزرسانی وضعیت کاری خود را انجام دهید و همزمان به جدول زمانی هم دسترسی داشته باشید تا کار را سر وقت به مشتری برسانید.

در Height، ما بر روی ساخت یک نوع کاملاً جدید از ابزار‌های مدیریت پروژه متمرکز شده‌ایم. ابزاری که هر تیمی ‌می‌تواند با آن کار کند و تحت پوشش قرار گیرد و در عین حال بتواند همکاری یکپارچه‌ای با سایر اعضا داشته باشد. برای طراحان پروژه، این به معنای وظایف مبتنی بر چت، فرم‌های مناسب برای کار شامل تمامی ‌درخواست‌های مشتریان و بازخورد آن‌ها می‌شود و البته ادغام کارها که با ابزار Figma صورت می‌گیرد. این ابزار به ساده سازی گردش کار به خوبی کمک می‌کند به همین دلیل شما می‌توانید به راحتی روی هر چیزی که می‌خواهید تمرکز کنید و طرح‌هایی را ایجاد کنید که شگفت انگیز هستند.

ابزار مدیریت دیگری که ساخته شده است نامش About Height می‌باشد که مختص شرکت‌های با رشد بالا طراحی شده است. کارآیی بسیار فراوان با دامنه وسیع امکانات دارد که کلیه نیازهای همه تیم را در یک مکان برآورده می‌کند. می‌تواند تمامی‌ فایل‌های مربوط به مدیریت وظایف که با Figma ایجاد شده است را با هم به طور کامل ادغام کند. همه مکالمات مربوط به همان پروژه است در دل صفحه و خانه اصلی وجود دارد و با اینکار هرگونه اطلاعاتی، از صفر تا صد مربوط به همان پروژه، یکجا قابل بررسی و دیدن است. برای سهولت در کار حتی امکان پیش نمایش هم در این برنامه گنجانده شده است و همچنین صفحات به شکل گسترده، نمودارهای گانت، تقویم‌ها یا تابلوهای کانبان همگی می‌توانند در صدر قرار بگیرند.

کلام پایانی

ما سعی کردیم در این مقاله نکات مهم در مورد اینکه چگونه طراح پروداکتیوتری باشیم را به شما بگوییم. امیدواریم با استفاده از نکات مذکور مدیریت پروژه‌ها برایتان آسان‌تر شود. برای یادگیری سایر مهارت‌های نرم افزاری گرافیک، می‌توانید از دوره‌های خانه فتوشاپ استفاده کنید.