۵ چالش دورکاری و چگونگی کنار آمدن با آن‌ها

شاید وقتی اسم دورکاری را می‌شنوید فقط جذابیت‌های آن به نظرتان بیاید و ایده‌ای در مورد سختی‌های آن نداشته‌باشید. اما برای این که دیدی واقع‌بینانه به مسألۀ دورکاری داشته‌باشید، می‌خواهیم در این مطلب درمورد ۵ چالش دورکاری صحبت کنیم.

دورکاری امتیازات خاص خود را دارد؛ از برنامۀ کاری انعطاف‌پذیر گرفته تا تعادل بهتر بین کار و زندگی شخصی و البته از این نکته هم نمی‌توان گذشت که برای همه جذاب است که در خانه و در کنار همۀ خوراکی‌های مورد علاقۀ خود کار کنند! اما واقعیت این است که دورکاری یک شمشیر دو لبه است و چالش‌های مخصوص خود را دارد.

در این مقاله که از سایت دریبل‌دات‌کام برای مخاطبان خانۀ فتوشاپ ترجمه شده، از ۱۷۰۰۰ طراح سوال شده که مهم‌ترین نگرانی‌ها و چالش‌هایی که در دورکاری با آن رو به رو می‌شوند چیست؟ با جمع‌بندی پاسخ‌های طراحان، می‌توان گفت ۵ مورد زیر اساسی‌ترین دغدغۀ آن‌هاست. در ادامه در مورد این ۵ چالش دورکاری و همینطور چگونگی کنار آمدن با هر یک از آن‌ها صحبت می‌کنیم.

چالش اول: جدا کردن کار از وقت شخصی

وقتی کار در خانه است و خانه محل کار است، جدا کردن این دو از هم سخت می‌شود. به خصوص در عصر گوشی‌های هوشمند که می‌توانیم کار را در جیب خود داشته‌باشیم!

راه حل ها:

1. مرزها را مشخص کنید

باید مرزهایی را برای خود مشخص کنید تا زمانی که لازم است بتوانید کار را تمام کنید و وارد زندگی شخصی شوید. بهترین و راحت‌ترین راه برای آن خاموش کردن نوتیفیکشن ها، پس از تمام شدن مدت زمان کار است. همۀ اعلان‌های ایمیل یا برنامه‌های میدریت پروژۀ را فقط به زمان کار محدود کنید. با این کار در زمان زندگی شخصی، حواستان به سمت کار کشیده نمی‌شود.

2. ساعت کاری خود را برای اعضای گروه مشخص کنید

همیشه به تیم خود بگویید که چه زمانی می‌توانید آن لاین و مشغول کار باشید و چه زمانی آفلاین اید. وقتی قرار است با یک تیم از راه دور کار کنید، این مهم است که آن‌ها بدانند چه زمانی می‌توانید پاسخگوی آن ها باشید و چه زمانی نمی‌توانید.

برای داشتن تمرکز در دورکاری فقط اراده و نظم کافی نیست

3. یک روتین برای شروع/پایان کار ایجاد کنید

علاوه بر تعیین ساعت کاری، می توانید یک مراسم برای شروع روز کاری و پایان روز کاری خود داشته باشید. قبل از شروع کار یا بعد از پایان کار، یک روتین را برای خود تعیین کنید که کم کم تبدیل به عادتتان شود؛ مثل قدم زدن، خواندن یک فصل از یک کتاب، گوش دادن به یک پادکست، مدیتیشن ۵ دقیقه ای و … . این کار کمک می‌کند که یک سیگنال فیزیکی به بدن شما ارسال شود، با این پیام که روز کاری شروع یا تمام شده‌است. در نتیجه راحت‌تر می‌توانید تمرکز خود را از کار به زندگی شخصی برگردانید.

4. عواملی را که حواستان را پرت می‌کنند برطرف کنید

چیزهایی که در خانه ممکن است حواستان را پرت کننن، زیادند؛ مثل وسوسۀ سر زدن به یخچال، جمع کردن لباس‌ها، روشن کردن تلویزیون و … . مشغول کار ماندن و حفظ کردن تمرکز در جایی که می‌تواند پر از فکرهای متفرقه باشد، کار راحتی نیست و فقط به اراده و نظم بستگی ندارد. در چنین شرایطی باید حتماً تمام عوامل حواس پرتی را از بین ببرید تا تمرکز روی کار برایتان راحت‌تر باشد.

چالش دوم: چالش‌های مربوط به ارتباطات

ارتباطات بین اعضای یک گروه حتی در یک کار فیزیکی می‌تواند چالش برانگیز باشد. پس جای تعجب نیست که بگوییم چالش‌‌های مربوط به ارتباطات در شرایطی که اعضا کنار هم نیستند و مشغول دورکاری اند، پررنگ‌تر می‌شوند.

راه حل ها:

1. برای گروه خود یک کانال بسازید

کانال‌های عمومی دسترسی به اطلاعات را برای همۀ اعضا راحت‌تر می‌کند. پس کانال‌هایی ایجاد کنید تا همۀ اعضا بتوانند به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته‌باشند. در این کانال‌ها اعضا می‌توانند کار خود را به اشتراک بگذارند و در مورد آن به دیگران توضیح دهند؛ هم‌چنین هر تغییری در روند کار و اطلاعیه‌ها را در کانال قرار دهند. این یک گام بزرگ برای به اشتراک گذاشتن دانش اعضا و تقویت ارتباطات است. به طور کلی وقتی ارتباطات در یک کانال عمومی شکل بگیرد، نقاط ضعف در کار کمتر خواهد شد. البته فراموش نکنید اگر لازم نیست که گفت و گویی را در کانال عمومی انجام دهید، به طور خصوصی به شخص مربوطه پیام دهید.

2. در صورت امکان از تماس‌های تصویری استفاده کنید

در حال حاضر استفاده از برنامه‌های تماس تصویری بسیار راحت‌تر و در دسترس‌تر از هر زمان دیگری است. گفت و گوی تصویری و چهره به چهره می‌تواند بسیار موثرتر از یک چت ساده باشد. اگر زمانی احساس کردید بهتر است در یک مورد گفت و گوی چهره به چهره  داشته باشید، حتماً به سراغ تماس تصویری بروید.

3. تعداد و مدت زمان مناسب برای جلسات تعیین کنید

جلسه در بسیاری از موقعیت‌ها مفید و نتیجه‌بخش است. اما تعداد جلسات ممکن است به سرعت از چند جلسه در هفته به جلسات پشت سر هم بدون وقفه تبدیل شود. بنابراین برای جلوگیری از این اتفاق، یک دستورالعمل یا برنامۀ خاص برای زمان و تعداد جلسات در نظر بگیرید؛ به طوریکه بین دو جلسه حتماً زمانی برای این که اعضا بتوانند روی کار خود تمرکز کنند باشد. برای مدت زمان یک جلسه هم اصولاً ۳۰ دقیقه یا حتی کمتر مدت زمان مناسبی است. برای جلسات ایستاده، بهتر است شخصی که قرار است در جلسه صحبت کند، یک دستور جلسه برای دیگران تهیه کند تا همۀ اعضا از قبل موضوع و مدت زمان جلسه را بدانند. توجه به تعداد و مدت زمان مناسب برای جلسات، باعث می‌شود که کارها در روال درست‌تری پیش بروند و عملکرد کارمندان از راه دور بهتر شود.

چالش سوم: عدم وجود پیوند تیمی  

یک چالش دورکاری این است که وقتی اعضای یک تیم نزدیک به هم و در یک محیط نباشند، قطعاً خیلی از ارتباطات و تعاملات را از دست می‌دهند. اما فراموش نکنید که پیوند بین اعضای تیم (چه حضوری و چه مجازی) نقش مهمی در پیشبرد اهداف تیم دارد.

راه حل ها:

1. برای حل این چالش دورکاری، کنار هم به صورت حضوری جمع شوید

کار با یک تیم که اعضای آن کاملاً از هم دورند، نباید باعث از دست دادن پیوند تیمی شود. سعی کنید حداقل یک بار در سال اعضای گروه را به صورت حضوری کنار هم جمع کنید. این یک راه بسیار مفید برای حفظ ارتباط قوی اعضاست. حتی اگر فکر می‌کنید این کار سختی‌هایی دارد، مطمئن باشید که ارزشش را دارد!

2. برای کارهای فوق برنامه وقت بگذارید

همانطور که قبل تر هم گفتیم، حتماً برنامه‌ای بریزید تا هر هفته به صورت تصویری با همکاران خود صحبت کنید؛ کاری که با وجود تکنولوژی‌های موجود راحت‌تر از همیشه است. اما علاوه بر گفت و گوهای کاری، برای کارهای فوق برنامه هم وقت بگذارید. مثلاً هر ماه یک ساعت را تعیین کنید و در تماس‌های تصویری گروهی، بازی‌های مورد علاقۀ خود را با هم انجام دهید. این کار هم کمک می‌کند که تنها و در انزوا نباشید و هم از طریق ارتباط با اعضا در سطحی شخصی‌تر، یکپارچگی گروه را تقویت می‌کنید.

3. از قدرت تکنولوژی بهره بگیرید

از زمانی که دورکاری بیشتر مورد توجه گروه‌ها قرار گرفته، تکنولوژی برای پشتیبانی از دورکاری بسیار راحت‌تر و در دسترس‌تر شده و اپلیکیشن‌های زیادی ساخته شده که به وسیلۀ آن‌ها می‌توانید ارتباط بهتر و قوی‌تری با تیم خود داشته‌باشید. مثلاً اپلیکیشن Donut یک راه عالی برای معرفی اعضایی که هنوز با هم آشنا نشده‌اند و تشویق آن‌ها برای ملاقات یا گفت و گو است. البته اپلیکیشن‌های شناخته شده‌ای وجود دارد که حتماً تا به حال حداقل اسم آن‌ها به گوشتان خورده‌است. از آنجایی که گزینه‌های زیادی وجود دارد، بین آن‌ها بگردید و اپلیکیشن یا نرم افزاری که برای تیم شما بهترین است را انتخاب کنید.

چالش چهارم: تنهایی و عدم وجود تعاملات اجتماعی

در حالی که یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های دورکاری این است که چند قدم با محل کار خود فاصله دارید، ولی یک چالش دورکاری این است که ممکن است دچار یک روزمرگی کاری شوید و در نتیجه به ندرت از خانه بیرون بروید و با افراد در ارتباط باشید.

راه حل ها:  

1. فعالیت‌های اجتماعی را در برنامۀ خود بگنجانید

جوری برنامه‌ریزی کنید که حداقل یک بار در روز یک فعالیت اجتماعی داشته‌باشید. این فعالیت می‌تواند یک تماس ۱۵ دقیقه‌ای با مادربزگتان باشد یا نوشیدن قهوه با یک دوست. زمان این فعالیت‌ها را از قبل در برنامۀ خود تعیین کنید تا در برابر آن احساس مسؤولیت کنید و خودتان هم مشتاقانه منتظر آن باشید.

2. محیط کار خود را عوض کنید

اگر احساس کردید که دچار انزوا شده‌اید، یکی از بهترین راه حل‌ها تغییر محیط است. کافی شاپ‌های نزدیک خود را جست و جو کنید و آن‌هایی را که برایتان جذاب‌تر است و امتیازاتی مثل اینترنت وای فای خوب را دارند، انتخاب کنید تا هر زمان که احساس کردید از  کار کردن در خانه خسته و کسل شه اید، از آن جا به عنوان دفتر کار دوم خود استفاده کنید.

علاوه بر این، در بعضی مناطق فضاهایی وجود دارد که افراد مختلف با شغل‌های مختلف برای انجام دورکاری خود در محیطی شبیه یک دفتر کار به اسم فضای همکاری (Coworking Space) جمع می‌شوند و هر کدام کار خود را انجام می‌دهند. اگر در منطقه‌ای که زندگی می‌کنید این انتخاب برای شما وجود دارد، آن را امتحان کنید و ببینید که برای شما مناسب است یا نه.

چالش پنجم: یک چالش دورکاری گرفتن بازخورد است

برای داشتن بهترین نتیجه (به خصوص برای یک طراح) باید حتماً بازخوردها و انتقادات را در مورد کار خود دریافت کنید. این کار اغلب برای دورکاران دشوار است؛ اما چند تکنیک وجود دارد که به شما کمک می‌کند که محیطی برای شنیدن بازخوردها و نظرات داشته باشید.

راه حل ها:

1. برای شنیدن نظرات و انتقادات از تماس تصویری استفاده کنید

ارتباطاتی که متنی هستند در عین حال که بسیاری از کارها را راحت می‌کنند، اما نقص‌هایی هم دارند. از مهم‌ترین اشکالات پیام متنی، این است که ممکن است برداشت درستی از لحن نوشتاری یا مفهوم صحبت شما نشود. وقتی احساس کردید که لازم است تا در مورد موضوعی نظر دهید یا نظر دیگران را بدانید، از تماس تصویری به جای متن استفاده کنید تا مطمئن شوید که اعضا منظور یکدیگر را درست متوجه شده‌اند.

2. مکالمات یک به یک را فراموش نکنید

در بسیاری از سازمان‌ها اصولاً مکالمات یک به یک به صورت هفتگی و یا ماهانه انجام می‌شود. در مورد دورکاری، فراهم کردن راه‌های ارتباطی که در آن نظرات و انتقادات شفافانه انتقال پیدا کنند، نیاز به یک رویکرد پیش‌بینانه دارد. در مدیریت یک گروه دورکار، باید مطمئن باشید که همۀ اعضا از هدف گروه و وظیفۀ خود به خوبی اطلاع دارند، بازخوردهای لازم برای کار خود را به درستی دریافت می‌کنند و از همه مهم‌تر، کاری که می‌کنند را دوست دارند. از آنجایی که این موارد با گفت و گوی یک به یک تحقق پیدا می‌کند، هیچ وقت نباید از اهمیت گفت و گوی یک به یک غافل شوید.

درکل می‌توان گفت جوانب مثبت دورکاری از جوانب منفی آن بیشتر است. واقعیت این است که هیچ شغلی بدون چالش نیست! در مورد چالش دورکاری باید بدانید که با گذشت ماه‌ها و سال‌ها از انجام آن، به آن عادت می‌کنید و به مرور احتمالاً خواهید دید که در کل از شغل‌های دیگر راحت‌تر است. در کار کردن از راه دور باید پشتکار و تعهد داشته باشید تا بتوانید به اندازۀ کافی با گروه خود صادق و راحت باشید. در این صورت اگر در حین کار با مشکلی رو به رو شوید، می توانید به راحتی با کمک سایر اعضا آن را برطرف کنید.

برای موفق بودن در دورکاری، اولین قدم شناخت و درک مشکلاتی است که اشاره کردیم. البته به یاد داشته‌باشید که راه حلی که برای یک نفر عالی است، شاید برای شخص دیگری جواب ندهد. پس راه حل‌های بالا را امتحان کنید و اگر نتیجه نگرفتید سعی کنید راه حل خاص خود را پیدا کنید.